外国人の履歴書・職務経歴書の書き方 — 日本企業に伝わる書類の作り方

「履歴書、日本語で書くのが合っていますか？写真は必要ですか？在留資格はどこに書けばいいですか？」――先週の面談で、ベトナム出身のエンジニアの方からこう聞かれました。書類選考で何度か落ちていて、原因が日本語力なのか書類の書き方なのか分からない、というご相談でした。

結論から言うと、書類選考で落ちる理由の多くは日本語力そのものよりも「人事が確認したい情報が書類のどこにあるか分からない」ことにあると僕は考えています。在留資格、日本語試験の合格級、これまでの実績――これらが読みやすい位置に、読みやすい形で書かれているかどうかで、通過率は目安として変わってきます。この記事では、履歴書と職務経歴書それぞれの書き方を、人事目線・日本語レベル別・業界別・ケース別に分けて整理します。書類は面接の前段階でしか使わない道具のように感じるかもしれませんが、実際は面接官が最初に持つ質問リストそのものです。書類の作り方一つで、面接の展開まで変わってくると僕は考えています。

1. 履歴書で人事が最初に見ているポイント

履歴書を受け取った人事担当者が最初に確認する項目は、僕の体感値で言うと「就労可能かどうか」と「連絡が取れるかどうか」です。具体的には在留資格の種類、在留期限、そして電話番号やメールアドレスの記載の有無になります。これらが曖昧だったり抜けていたりすると、書類の内容がどれだけ良くても、確認の手間を理由に後回しにされてしまうことがあります。人事担当者は一日に何十枚もの書類に目を通すことが多く、確認に時間がかかる書類は無意識のうちに優先順位が下がってしまう、というのが僕の実感です。

在留資格の書き方としては、「在留資格：技術・人文知識・国際業務（在留期限：2027年3月）」のように、種類と期限をセットで書くのが分かりやすいと僕は考えています。永住者や日本人の配偶者等のように就労制限がない資格であれば、その旨を一言添えるだけで、人事側の確認作業がかなり減ります。特定技能や技能実習からの転職を考えている方は、現在の資格でその職種に転職できるのか、資格変更が必要なのかを先に整理してから書類を作ると、後の面接での質問にも答えやすくなります。在留期限が3か月を切っている場合は、更新予定であることも一言添えておくと、人事側の不安を先回りして解消できます。

もう一点、写真については目安として貼るのが無難です。日本の履歴書文化では顔写真を重視する会社が今でも一定数あり、貼っていないことで「準備不足」という印象を与えてしまうリスクがあります。スーツでなくても、襟のある服で正面を向いた写真であれば十分だと僕は考えています。背景は無地に近いものを選び、スマートフォンの証明写真アプリで撮影しても、目安としては十分な水準になることが多いです。

2. 日本語レベル別の書き方の工夫

日本語能力試験（JLPT）のレベルによって、履歴書・職務経歴書の書き方の工夫は変わってきます。以下は独自ガイドの目安として整理した表です。

N2未満の方によく見られるのが、「頑張りました」「一生懸命やりました」といった抽象的な表現に頼ってしまうケースです。これは日本語力の問題というより、書き方の型を知らないことが原因だと僕は考えています。抽象的な表現の代わりに、「月間の対応件数を目安30件から45件に増やした」「担当エリアの売上を前年比で伸ばした」のように、数字と単位を使った書き方に変えるだけで、日本語の巧拙に関わらず内容が伝わりやすくなります。数字は必ず「何の数字か」「何と比較した数字か」を添えることが大切です。単に「売上120％」だけでは、何に対する比較か分からず読み手が誤読するリスクがあります。

合格級がない場合の書き方

JLPTを受験していない、または合格していない場合でも、履歴書に日本語力の欄を空白にする必要はありません。「業務で使う日本語は問題なく理解できる」「敬語表現は基礎レベル」など、自分の実感を具体的な言葉で書くほうが、無記載よりも印象は良くなると僕は考えています。面接で実際の日本語力を見られることが前提のため、書類での過大表現は避けたほうが無難です。

3. 職務経歴書の型 — 編年体とキャリア式

職務経歴書には大きく二つの型があります。時系列で経歴を並べる「編年体」と、職務要約やスキルを先に書いてから経歴を並べる「キャリア式」です。どちらが良いかは職種や転職の状況によって変わります。

僕が過去に見た職務経歴書の中で印象に残っているのは、製造業から介護職へ転職を希望していたフィリピン出身の方の書類です。編年体で製造業の経歴だけをそのまま並べていたため、介護の適性が全く見えない書類になっていました。そこでキャリア式に組み直し、「体力・持久力」「チームでの報告連絡相談の経験」「日本語でのマニュアル理解力」という3つの軸で職務要約を先に置いたところ、書類選考の通過率が明確に上がった、という実例がありました。異業種転職の場合は、経歴そのものではなく「そこで培った力が新しい職種でどう使えるか」を先に書くことが、通過率を左右するポイントだと僕は考えています。逆に、同業界での転職であれば編年体のまま直近の実績を厚く書くほうが、経験の連続性が伝わりやすく無理に型を変える必要はありません。

4. 業界別・職種別の見せ方の違い

業界によって、履歴書・職務経歴書で重視されるポイントは目安として異なります。IT・エンジニア職では技術スタックや使用言語、担当したプロジェクトの規模が重視される傾向があります。製造業では資格（フォークリフト、溶接など）や勤怠の安定性、介護・福祉では日本語での申し送りの経験や利用者対応の実績が見られやすいと僕は感じています。

厚生労働省「外国人雇用状況」の届出状況（令和6年10月末時点）によると、日本で働く外国人労働者数は230万人を超え、過去最高を更新したと発表されています。業界別の受け入れが広がっている一方で、書類の見せ方が業界の期待とずれていると、経験があっても選考が進みにくいというのが僕の実感です。例えば同じ「接客経験3年」という経歴でも、飲食業への応募なら「クレーム対応」「多言語対応の実績」を、販売業への応募なら「売上目標の達成率」を前に出すなど、応募先が何を重視しているかを想像して書き分けることが大切です。

業界の求人票から逆算する

書き方に迷ったときは、応募したい求人票の「求める人物像」や「歓迎スキル」の欄を先に読み込み、そこに書かれているキーワードを自分の経歴の中から探して職務経歴書に反映させる、という方法が有効だと僕は考えています。求人票にない情報を無理に盛り込むより、求人票にある言葉に自分の経験を合わせて書くほうが、結果的に伝わりやすい書類になります。

5. ケース比較 — 3つのプロフィールで見る書き方の差

同じ「転職活動中の外国人労働者」でも、日本語レベルや在留資格、目指す職種によって書類の作り方は目安としてかなり変わります。相談でよく出会う3つのパターンを比較してみます。

この表からも分かるように、日本語レベルが高いほど書類の「言葉での説明」に頼れる幅が広がり、日本語レベルがまだ発展途中の方ほど「数字」と「型（キャリア式か編年体か）」の選び方が通過率に効いてくると僕は考えています。自分がどのパターンに近いかを最初に確認してから書き始めると、書類作成の時間そのものも短縮できます。

6. よくある失敗と対処、そして今日からできる実践アクション

相談を受ける中で、よく見かける失敗パターンがいくつかあります。ひとつは「経歴を全部書こうとして情報量が多すぎる」ケースです。10年分の経歴を全て同じ厚さで書くと、読み手はどこが重要か分からなくなります。直近3〜5年を厚く、それ以前は要約する、というバランスが目安として読みやすいです。

もうひとつは「志望動機が抽象的すぎる」ケースです。「日本で働きたいから」「成長したいから」だけでは、なぜその会社・その職種なのかが伝わりません。志望動機には「その会社の何に惹かれたか」と「自分の経験がどう活かせるか」の2点を、それぞれ1〜2文で具体的に書くと、内容に説得力が出ると僕は考えています。三つ目は「在留資格の欄を空白にする」ケースです。悪気なく書き忘れているだけの場合が多いのですが、人事側からすると就労可否が分からず不安要素になります。四つ目は、逆に「在留資格や日本語レベルの説明だけが長くなり、実績の記述が薄くなる」ケースです。確認情報は簡潔に、実績はできるだけ具体的に、というバランスを意識するとよいと僕は考えています。

今日からできる実践アクション（所要時間の目安つき）

ここまでの内容を踏まえて、今日から取り組める具体的なアクションを3つ挙げます。それぞれの所要時間の目安も添えます。

1. （所要時間目安5分）手元の履歴書を開き、在留資格の種類と在留期限が明記されているか確認する。書かれていなければ今すぐ追記する。
2. （所要時間目安20分）職務経歴書の中で「頑張りました」「一生懸命」といった抽象的な表現を探し、数字と単位を使った表現に書き換える。何の数字か・何と比較した数字かを必ず添える。
3. （所要時間目安15分）応募したい求人票を1件開き、「求める人物像」の欄に書かれているキーワードを3つ書き出し、自分の職務経歴書のどこにそのキーワードを反映できるか考える。

この3つは、合計しても1時間程度で取り組める作業です。一度に全て完璧にする必要はなく、応募する会社ごとに求人票のキーワードだけを調整する、という運用でも十分効果があると僕は考えています。

0. まとめ

履歴書・職務経歴書の書き方は、日本語力そのものよりも「人事が確認したい情報をどこに、どう書くか」で通過率が変わってくると僕は考えています。在留資格と在留期限は明記する、抽象的な表現は数字に置き換える、応募先の求人票のキーワードに自分の経験を合わせる――この3つを意識するだけで、書類選考の結果は目安として変わっていきます。皆さんいかがでしたでしょうか。書類は一度作れば終わりではなく、応募先ごとに少しずつ調整していくものです。では今日もがんばりましょう。